Văn phòng điện tử E-office – Xu hướng mới của doanh nghiệp số

Đăng ngày:

Văn phòng điện tử (hay còn gọi là E-office) là một giải pháp số đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm và sử dụng. Đặc biệt, trong tình hình dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến phức tạp, nhu cầu sử dụng các giải pháp số lại càng đa dạng hơn. Vậy E-office cụ thể là gì và lợi ích của E-office mang đến cho doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ở bài viết này.

E-office là gì?

Văn phòng điện tử là một giải pháp số hóa giúp doanh nghiệp quản lý các công việc như trao đổi thông tin, quản lý tài liệu, xử lý hồ sơ,…qua hệ sinh thái các giải pháp của E-office, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và đem lại hiệu quả so với phương pháp quản lý truyền thống.

Lợi ích nổi bật của giải pháp E-office

Dễ dàng lưu trữ và tra cứu khi cần thiết

Việc quản lý các thông tin, hồ sơ của doanh nghiệp qua ứng dụng sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin hiệu quả hơn nhiều so với phương pháp truyền thống. Đồng thời, nhu cầu tra cứu trong những trường hợp khẩn cấp cũng được đáp ứng nhanh chóng khi tất cả thông tin đã được lưu lại trên phần mềm. Doanh nghiệp không phải tìm tòi lại hàng trăm giấy tờ để tìm ra thông tin như phương pháp lưu trữ truyền thống.

Tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực

Tạm biệt đi những giấy tờ chất chồng, giải pháp văn phòng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản hoá các thủ tục hồ sơ, giấy tờ và giúp tiết kiệm gần như tối đa các chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển, bảo quản các giấy tờ quan trọng. Nhờ việc tối ưu chi phí như vậy, E-office sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực và thời gian cho các hoạt động trên. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực cho những công việc cần thiết hơn của tổ chức.

Tính đồng bộ cao

E-office giúp số hóa tất cả các tài liệu, các thông tin được quản lý theo mô hình tập trung vì vậy mang tính đồng bộ cao, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý.

Dữ liệu được quản lý chặt chẽ, không phải lo lắng thất lạc, hư hại giấy tờ

Thay vì dùng giấy tờ để lưu trữ, giải pháp E-office giúp doanh nghiệp quản lý hầu hết các thông tin chỉ trên phần mềm. Doanh nghiệp không phải lo lắng việc thất lạc các giấy tờ quan trọng hay bị hư hại qua thời gian. Tất cả thông tin đều được quản lý chặt chẽ và an toàn.

Đơn giản hóa các thủ tục

Không cần phải xuất hóa đơn giấy, ký tay hay soạn hợp đồng theo cách thủ công, giải pháp E-office sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện điều này một cách dễ dàng. Với hệ thống tích hợp các giải pháp, E-office mang đến một quy trình làm việc đơn giản và giảm thiểu các thủ tục rườm rà như khi thực hiện trên giấy tờ.

Các giải pháp của E-office

Hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Trong quá trình chuyển đổi số, các chủ doanh nghiệp và các startup đã dần thay thế các hợp đồng truyền thống sang thành các hợp đồng điện tử để thuận tiện lưu trữ, nhanh chóng xử lý, thay thế các thủ tục rườm rà khác. 

Hợp đồng điện tử EasyContract tích hợp nhiều tính năng giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ tài liệu an toàn và tra cứu dễ dàng nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể thực hiện ký số đồng loạt, không giới hạn số lượng đồng thời đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật. Chính vì vậy, đây sẽ là một lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực.

Hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử EasyInvoice với nhiều tính năng chính và nâng cao sẵn sàng làm hài lòng các doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số. EasyInvoice tích hợp với nhiều phần mềm và không giới hạn truy cập, cùng hàng loạt các tính năng khác giúp gỡ rối mọi khó khăn cho doanh nghiệp khi làm việc với hóa đơn giấy.

Chữ ký số

Chữ ký số là một giải pháp hữu ích thay cho chữ ký tay sử dụng trong các giao dịch điện tử hay qua mạng internet. Có 3 loại chữ ký số, bao gồm: chữ ký số cá nhân,  chữ ký số doanh nghiệp và chữ ký số máy chủ HSM.

Chữ ký số EasyCA có giá trị pháp lý như chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu đối với tổ chức và doanh nghiệp. EasyCA là giải pháp an toàn và ứng dụng tốt nhất trong các giao dịch điện tử, đồng thời đáp ứng được yêu cầu cao về bảo mật và tính sẵn sàng trong vận hành hệ thống ngay cả khi số lượng khách hàng lớn.

Triển khai E-office cho doanh nghiệp

Hiện nay, việc triển khai giải pháp E-office đối với nhiều doanh nghiệp vẫn còn khó khăn, cho nên doanh nghiệp cần có sự đồng hành và hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn chuyển đổi để vững vàng hơn trong giai đoạn này.

Nếu bạn vẫn đang đau đầu chưa biết cách triển khai E-office như thế nào thì chúng tôi là một lựa chọn tốt nhất cho bạn. Với đội ngũ chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp cùng thời gian triển khai nhanh chóng, bộ giải pháp E-office của chúng tôi sẽ đem đến cho bạn sự tinh gọn, hiệu quả trong việc vận hành tổ chức.

Để biết thêm thông tin chi tiết và được hỗ trợ tư vấn miễn phí, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay!